Personvernerklæring

Ansatte i Gran kommune plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til personlige opplysninger om deg. Dette gjelder også andre opplysninger som skal hemmeligholdes av hensyn til ditt personvern.

På denne siden vil du finner alle Gran kommunes personvernerklæringer etter hvert som de utarbeides:

Personvernerklæringer - innbyggere

Personvernerklæringer - ansatte

Etter personopplysningsloven har vi ansvar for å sørge for at alle personopplysningene om deg er tilstrekkelig sikret. Vi har på bakgrunn av risikoanalyser innført rutiner som skal gi nødvendig sikkerhet. Gran kommune har et eget internkontrollsystem som følger opp dette.

• Vi sikrer at kun de som har et tjenstlig behov får tilgang til opplysningene om deg.
• Vi sikrer at opplysninger ikke kan endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette.
• Vi sikrer at personopplysningene er tilgjengelige når det er nødvendig for å utføre våre arbeidsoppgaver for å gi deg en best mulig tjeneste.
• Vi revurderer våre rutiner periodisk slik at sikkerheten til enhver tid skal være så god som mulig.

Du kan henvende deg til en hvilken som helst av våre avdelinger og be om å få vite hva slags personopplysninger vi har om deg, hva de skal brukes til, og hvor de er innhentet fra. Dette gjelder både elektroniske og manuelle registre. Du skal få svar innen 30 dager.

I utgangspunktet skal vi av eget tiltak rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger. Men oppdager du selv at noe er feil – gi beskjed til oss, så retter vi dette umiddelbart.

Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet med registreringen. Dette gjelder ikke dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel regnskapsloven og arkivloven.

Når du ber om innsyn, retting og sletting er dette gratis.

Gran kommune har oversikt over alle fagsystem som inneholder personopplysninger. Alle slike løsninger er meldt inn og/eller søkt konsesjon for hos Datatilsynet, i det såkalte ”Meldesystemet”. Se www.datatilsynet.no.

Meldesystemet sørger for åpenhet rundt behandlingen av personopplysninger i virksomheter. Systemet gjør det mulig for deg som enkeltperson å sjekke hvordan dine personopplysninger blir behandlet, slik at du kan ivareta dine rettigheter.

Vi skal ikke selge, bytte eller på annen måte videreformidle informasjon av noen art om deg til tredjepart uten at du har samtykket til dette.

Dersom du henvender deg til oss med en klage, vil Gran kommune normalt vise til, eller legge ved, din henvendelse når Gran kommune tar kontakt med den innklagede parten. Du kan be om at Gran kommune ikke oppgir hvem du er ved henvendelser til den andre parten. Det skal imidlertid svært mye til å nekte en part innsyn i saken dersom han ber om det. Gran kommune kan derfor ikke garantere anonymitet ved slike henvendelser.

Hovedregelen etter offentlighetsloven er at forvaltningsorganers saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at alle som spør om det, presse og andre, vil kunne gjøre seg kjent med innholdet i kommunens saksdokumenter. Din henvendelse til Gran kommune vil dermed også være offentlig, enten den kommer i form av brev, telefaks eller e-post.

Gran kommune håndterer imidlertid en del dokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger. Slike dokumenter blir unntatt fra offentligheten.

Det er sikkerhetsmessige svakheter ved bruk av e-post. Gran kommune har derfor innført automatiske rutiner for viruskontroll av e-post. Det betyr at din e-post vil kunne bli stoppet automatisk. Skjer dette, og du har sendt en henvendelse til oss, ta kontakt på telefon 61 33 84 00.

Vår e-postadresse postmottak@gran.kommune.no er kommunens offisielle e-postadresse. Henvendelser behandles av de ansatte i dokumentsenteret etter samme regler som mottak av vanlig brevpost. Saker som krever saksbehandling, eller som er arkivverdig i henhold til arkivloven, blir registrert i kommunes sakarkivsystem og behandlet der. Du får automatisk svar på e-post om at din e-post er mottatt.

Gran kommunes skjemaløsninger på internett er integrert mot sakarkivsystemet, og søknader behandles på samme måte som inngående brev og annen sakspost.

Vær oppmerksom på at bruk av e-post og åpne skjema på internett har svakheter som gjør at opplysninger kan komme på avveie. Send derfor ikke sensitive eller fortrolige opplysninger med e-post eller via internettskjema.

Gran kommune innhenter vanlig besøksstatistikk for sine nettsider. Opplysningene benyttes kun i forbindelse med drift og videreutvikling av Gran kommunes nettsider.

En cookie er en liten tekstfil som legges i din nettlesers internminne, og den gir oss statistikk som vi bruker til å gjøre nettsidene og de digitale tjenestene våre bedre for brukerne våre.

Les mer om hvordan Gran kommune bruker og behandler cookies.

Dersom du har spørsmål om behandling av personopplysninger ber vi deg ta kontakt innbyggersørvis på telefon 61 33 84 00.

Lisa Tolpinrud er personvernombud i Gran kommune.